Payroll is eigenlijk geen ‘rocket science’. Als ondernemer werf en selecteer je jouw nieuwe talent. Zodra de arbeidsovereenkomst moet worden opgesteld en het salaris mag worden betaald, komt een payrollorganisatie om de hoek kijken.

Lijkt een makkelijk verhaal, maar de spijt komt altijd achteraf. Daarom zetten we graag op een rij waar je als ondernemer écht op moet letten om ook op lange termijn de voordeligste keuze te maken;

• Is de payrollorganisatie geregistreerd in het register van Stichting Normering Arbeid?
• Is uw payrollorganisatie lid van de ABU of NBBU?
  Weet dan dat deze 2 keurmerken niet voor payroll zijn, maar voor het interne personeel van de organisatie én uiteraard uitzenden.
• Krijgt u de arbeidsovereenkomst van uw nieuwe medewerker van tevoren in conceptvorm te zien? Let u dan op dat het ter beschikking stellen van de medewerker direct of indirect hierin niet is opgenomen. (daarover verderop in dit artikel meer).
• Vraag vóór aanvang van de samenwerking om een actuele inschrijving uit het register van Stichting Normering Arbeid én de WKA-verklaring van de Belastingdienst (verklaring Wet Keten Aansprakelijkheid waardoor je zéker weet dat jouw nieuwe payrollorganisatie ook echt alle loonheffingen en afdrachten keurig doet. Anders ben jij als opdrachtgever namelijk zélf aansprakelijk en draai je dus op voor extra kosten). Maak er een goede gewoonte van om zeker eens per half jaar een nieuwe versie op te vragen voor je administratie en gemoedsrust.

Is dit allemaal op orde? Mooi!
Dan helpen we je nu nog door de ‘broodje aap’- verhalen online.
Wanneer een organisatie zegt alleen te factureren voor gewerkte uren, vraag je dan gerust hardop af waarvoor je ánders zou betalen.
Velen beloven ook een vast contactpersoon. Weet ook dat onder andere de interne personeelskosten van jouw vaste contactpersoon in het tarief zitten. Een vast contactpersoon is uiteraard alleen voor het interne proces van je nieuwe payrollorganisatie van belang omdat het efficiënter is.

Verzuimmanagement
Verzuimmanagement is ook zo’n mooie. De verzuimbegeleiding hoort bij de juridisch werkgever te liggen. Dat is de payrollorganisatie. Dat is dus geen mooie unique selling point, maar een werkgeversverplichting. De toegevoegde waarde zit dus in de manier waarop de verzuimbegeleiding word gedaan. Heeft jouw contactpersoon (die ook recruiter, administrateur en accountmanager is in de praktijk) dit als taak erbij? Of is er een aparte afdeling met opgeleide specialisten die het welzijn van jouw medewerkers dag in dag uit centraal stellen? Weet dat verzuimbegeleiding een vak is en zich niet leent als ‘bijzaak’.

Uitzenden en payroll is niet hetzelfde
En weet tenslotte waar je het meeste mee geholpen bent. Uitzenden en payroll is niet hetzelfde. Toch word het vaak door elkaar gebruikt. Payrollorganisaties die de medewerkers uitzendcontracten geven vormen helaas geen uitzondering. Hoewel het tarief aantrekkelijk lijkt, benadeel je jouw medewerkers met deze constructie. Krijg je dus vóór aanvang van de samenwerking een concept arbeidsovereenkomst, let dan zéker op deze punten;

• Staat er iets vermeld over ter beschikking stellen van de medewerker voor arbeid? Dan kan dit geen juiste overeenkomst voor jouw nieuwe medewerker zijn die op de payroll gaat.
• Is de cao ABU of NBBU van toepassing verklaard? Dan gaat het óók om een uitzendovereenkomst. Sinds januari 2020 zijn payroll medewerkers namelijk binnen de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) gelijk gesteld aan eigen medewerkers. De cao ABU en NBBU is sindsdien voor medewerkers die via een bureau met allocatiefunctie (vraag en aanbod bij elkaar brengen, recruiten dus), bij een inlener gekomen zijn.
• Welke pensioenregeling is er opgenomen in de arbeidsovereenkomst van jouw medewerker? Is dat StiPP? Die is er speciaal voor uitzendkrachten; zij bouwen in de eerste zes weken géén pensioen op. Payrollmedewerkers moeten dat vanaf de eerste werkdag wél opbouwen mits ze 21 jaar of ouder zijn.

Samengevat
Payroll is er om de administratieve kant van het werkgeverschap uit handen te nemen. Het is een perfecte oplossing voor ondernemers die willen ondernemen. Dus wil je je niet bezig houden met wetgeving en administratieve taken? Wil je wel zélf jouw medewerker vinden? Kies dan beslist voor payroll.
Uitzenden is er voor de ondernemers die niet graag zelf de voorselectie doen om de juiste nieuwe collega vinden. Het uitzendbureau vindt en selecteert de kandidaten, je voert het gesprek en maakt een keuze. Het uitzendbureau neemt vervolgens óók het werkgeverschap (administratief) van je over.

Beide vormen kun je dus uitbesteden en de keuze voor een organisatie die dit van je uit handen neemt, is reuze. Maar let daarom eerst op betrouwbaarheid en certificering voordat je naar het tarief kijkt. Het uitbesteden van werkzaamheden of diensten is nooit voordeliger dan zelf doen. Zoals alle alarmbellen bij je afgaan wanneer iets te duur is, zou dit ook moeten gebeuren bij te lage omrekenfactoren.

Met bovenstaande checklist én aanvullend advies helpen we je graag om te zorgen dat payroll nóóit rocket science wordt.

Met dank aan HISWA-RECRON TOP Supplier, Kolibrie HRM | kolibrie.nl