A. Maak standaard documenten en mails

Maak een overzicht van documenten en mails die je naar een nieuwe medewerker kunt sturen voordat hij begint. Hoe meer hij van tevoren weet, hoe beter hij van start kan op de eerste werkdag. Voorbeelden van standaard emails zijn:

Tip: vraag eens aan Chat GPT hoe een onboardingsprogramma er uit ziet. Laat je inspireren door deze input maar neem niet alles zomaar over. Bekijk wat bij jou past.

• Welkom bij ....

Doel van deze mail: het contract laten tekenen. Wat moet erin staan: startdatum, afspraken die gemaakt zijn, loonheffingsformulier, overige documenten die nodig zijn. 
Voeg een leuke foto van het team bij en een link naar de 'over ons' of teampagina op de website.

• De medewerker gaat bijna beginnen

Doel van deze mail: de nieuwe medewerker informeren over hoe en wat. Wat moet erin staan: hoe ziet de eerste werkdag of werkweek eruit, waar en wanneer melden, waar auto of fiets parkeren, wie wordt zijn buddy, voorschriften voor (werk)kleding. Voeg het personeelshandboek en de huisregels toe.

• Ervaring na de eerste paar dagen

Doel: checken bij de nieuwe medewerker of alles goed gaat. Wat moet er in staan: wat is hem opgevallen tijdens de startperiode, hoe heeft hij het onboardingsprogramma ervaren, zijn er verbeterpunten, lukt de samenwerking met de buddy? Plan aansluitend een korte meeting in.

B. Maak een plan over hoe je medewerkers meer met elkaar kunt verbinden als er een nieuwe medewerker start

Denk bijvoorbeeld aan:

• Voeg de medewerker toe aan interne Whatsapp-groepen
• Organiseer een 'start van het seizoen-feest' of personeelsdag en gebruik daarbij wedstrijd- en spelelementen om medewerkers uit te dagen
• Laat de nieuwe medewerkers meelopen bij andere afdelingen, zodat hij alle facetten van het bedrijf proeft
• Vraag of elke afdeling iets voor de nieuwe medewerker organiseert, bijvoorbeeld een borrel, lunch of activiteit
• Laat de nieuwe medewerker een persoonlijk stukje schrijven (hobby’s, muzieksmaak) voor de interne nieuwsbrief
• Organiseer een gezamenlijke eetmoment of bedrijfsborrel 
• Hou een ‘medewerker van de maand'-wedstrijd 

Tip: probeer je eens voor te stellen dat jij je eerste dag op je eigen bedrijf zou starten: wat heb je nodig om te weten en te leren? Wat zou jij fijn vinden om te ervaren? Met welk gevoel wil jij dat je nieuwe medeweker de eerste dag naar huis gaat?